KOMUNIKASI BISNIS
KELOMPOK 6 :
1.
Alfi Syifa muthia (50214801)
2.
Aprilia putri (51214462)
3. Dhani maskuri (52214907)
4. Laely hafsyah (55214959)
5. Mohammad iqbal (56214799)
6. Mohammad royhan (5C214896)
7. Vivianti ayu. R (5C214105)
Kelas : 2DF01
Universitas
Gunadarma
DAFTAR ISI
BAB
I PENDAHULUAN …………………...…....……………………..……… 1
1.
Dasar Komunikasi dan Komunikasi Bisnis ………...…………………...….…………. 1
1.1
Pengertian dan Cakupan Komunikasi .................…..…..……………..……………… 1
1.2
Unsur – unsur Komunikasi Bisnis …………………………….……………………... 2
1.3
Bentuk Dasar Komunikasi Bisnis ……………………...........……………………….
3
1.4
Bisnis dalam Pandangan Komunikasi ………….…………...........…...........…...……. 3
BAB
II PERANAN
KOMUNIKASI DALAM BISNIS ......…………….……... 4
2.1
Tujuan dari Komunikasi Bisnis …………………………………………......……….. 4
2.2
Umpan Balik dan Bentuknya ....………………………………………………………
5
2.3
Bentuk – bentuk Umpan Balik ......…………………………………………………....
6
2.4
Kesalahpahaman dalam Komunikasi ……...…………………………………………. 7
2.5 Memperbaiki
Komunikasi dalam Organisasi …………........……………………...…. 7
BAB
III KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI .……………………………..
8
3.1 Pola
Komunikasi Bisnis ......…………………………………………………………..
8
3.2 Mengelola
Komunikasi Bisnis .......………………………………………………….. 12
3.3 Masalah Komunikasi dalam
Organisasi
....................................................................... 14
BAB
IV CONTOH KASUS …………………..................................……….......... 15
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................
17
BAB 1
PENDAHULUAN
1.
Dasar Komunikasi dan Komunikasi Bisnis.
1.1 Pengertian dan Cakupan Komunikasi
Komunikasi adalah
suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang
atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan
efek tertentu yang diharapkan. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang
menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan
laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar
busy yang berarti “sibuk” dalam konteks individu, komunitas, ataupun
masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang
mendatangkan keuntungan.
Berikut pengertian komunikasi bisnis menurut
para ahli :
Komunikasi bisnis menurut Purwanto :
Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia
bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal
maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi
bisnis menurut Katz :
Komunikasi bisnis adalah adanya
pertukaran ide, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian
tujuan komersil. Komunikasi bisnis diartikan sebagai komunikasi yang terjadi
dalam dunia bisnis dalam rangka mencapai tujuan dari bisnis .
Komunikasi bisnis menurut Rosenbaltt :
“Business Communication are purposive
interchange of ideas, opinions, information, instructions, and the like,
presented personally or impersonally by symbols or signal as attain the goals
of the organizations”
(Komunikasi Bisnis adalah
pertukaran ide-ide opini, informasi, instruksi dan sejenisnya, yang dikemukakan
baik secara personal ataupun nonpersonal melalui simbol atau tanda, untuk mencapai
tujuan-tujuan perusahaan).
Komunikasi bisnis menurut Persing :
“Business communication may be defined as
the spiraling process of the transaction of meanings through symbolic action
involving all elements associated with sending and receiving written, oral, and
nonverbal messages internal to organizations of paid people working together to
produce and market goods and services for provit”.
(Komunikasi Bisnis adalah proses penyampaian
arti melalui lambang-lambang yang meliputi keseluruhan unsur-unsur yang
berhubungan dengan proses penyampaian dan Penerimaan pesan, baik itu dalam
bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal yang dilakukan di dalam suatu
organisasi yang membayar orang yang secara bersama-sama memproduksi dan
memasarkan barang-barang dan jasa guna memperoleh keuntungan).
Pengertian komunikasi bisnis menurut Curtis :
Komunikasi dalam organisasi Bisnis
ditujukan untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. Selanjutnya
dikatakan bahwa pendapat tersebut tidak dapat dibantah karena semakin tinggi
kedudukan seseorang dalam bisnis, dirinya akan semakin bergantung kepada
keahlian seseorang dalam membuat keputusan dan memecahkan masalah untuk suatu
keberhasilan.
-
Cakupan Komunikasi Bisnis
Ada lima komponen
yang penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :
- Pengirim pesan (sender atau
komunikator).
- Pesan yang dikirimkan (message).
- Bagaimana pesan tersebut
disampaikan (delivery channel atau media).
- Penerima pesan (receiver atau
komunikan.
- Umpan balik (feedback) atau
effect.
1.2 Unsur – Unsur Komunikasi Bisnis
Terdapat
6 unsur pokok dalam komunikasi bisnis, yaitu :
- Memiliki tujuan, artinya
komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
sejalan dengan tujuan organisasi.
- Pertukaran, dalam hal ini
melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan
komunikan.
- Gagasan, opini, informasi,
instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung
tujuan, situasi, dan kondisinya.
- Menggunakan saluran personal atau
impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu
atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
- Meggunakan simbol atau sinyal
yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh
penerima untuk menyampaikan pesan.
- Pencapaian tujuan organisasi:
salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal
dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh
manajemen.
1.3
Bentuk Dasar Komunikasi
Pada
dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis,
yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
1.
Komunikasi
verbal, merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak
lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca
majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara
seminar dan lain-lain. Misalnya: Berbicara dan Menulis, Membaca dan
Mendengarkan.
2.
Komunikasi
Nonverbal, merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi
bisnis. Lebih banyak menggunakan tanda-tanda atau isyarat tubuh.
1.4
Bisnis Dalam Pandangan Komunikasi
Dalam konsep dan azas komunikasi modern yang
lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari komunikan dalam
proses komunikasi, hal ini lebih penting dari fungsi pesan dan tujuan dari
komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih modern yang lebih
mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada produksinya.
Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan (Anda dapat
mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak secara
otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan membuat
pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa akan
menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini disebabkan
oleh :
- Secara realita psikologis suatu kebutuhan
dapat diciptakan.
Kebutuhan akan
barang secara individual, dalam kontek ini peluang pasar dapat di buat dengan
mekanisme komunikasi secara berkesinambungan dengan membentuk nilai – nilai
social, preferensi dan fungsi.
- Peluang pasar ditentukan oleh
citra, kebutuhan dan perilaku konsumen tentang barang dan jasa. Jika suatu
produk dapat menyakinkan konsumen dalam hal kredibilitas, memiliki fungsi,
ada jaminan keamanan dan memiliki keunggulan lain, maka peluang pasar akan
terbentuk.
Secara umum
selalu timbul permasalahan dimana konsumen – pasar tidak mengetahui informasi
dan keberadaa barang dan jasa di pasar, yang disebabkan umumnya kurang baik dan
kurang memadai dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal ini harus
dikembangkan strategi komunikasi yang baik dan efektif ke pasar, yaitu dengan
menjalankan promosi, seperti :
- Kegiatan hubungan antar manusia
- Kegiatan hubungan masyarakat
- Kegiatan advertensi atau iklan
- Kegiatan promosi melalui media
elektronik
- Kegiatan promosi dan penjualan
melalui media internet
- Mengembangkan system informasi
perusahaan
- Mengembangkan keahlian
komunikator dalam bisnis
2. Peranan Komunikasi dalam Bisnis
2.1 Tujuan dari
Komunikasi Bisnis
ada tiga tujuan komunikasi bisnis
yaitu; memberi informasi (Informing) persuasi (persuading) dan melakukan
kolaborasi, (collaborating) dengan audiens (pelanggan).
a. Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis
adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak
lain, contoh seorang pemimpin perusahaan ingin mendapatkan pegawai yang
diharapkan, maka Dia memasang iklan melalui mass media, memasang websitus/situs
di jalur internet, dalam hal ini setiap media mempunyai kelebihan dan
kekurangan dilihat dari jangkauan dan biayanya, untuk itu harus memilih media
mana yang akan dipilih. Dan itu tergantung pada kebijakan perusahaan dengan
melihat kemampuan internal perusahaan tersebut. Contoh yang lain misalnya
sebuah Departemen Store memasang tulisan discotn besar-besaran pada produknya.
b. Memberi Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah
memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami
dengan baik dan benar, hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan
penegasan konfi rmasi pesanan pelanggan atau negoisasi dengan pelanggan, agar
kedua pihak memperoleh manfaat secara bersama-sama tanpa ada yang merasa
dirugikan.
c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis
adalah melakukan kolaborasi, atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan
orang lain, melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan
mudah melakukan kerja sama bisnis, saat sekarang seiring dengan pesatnya
kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang dapat menggunakan berbagai media
telekomunikasi seperti telpon, faksimile, telpon seluler, internet surat
elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting
artinya dalam pererat kerja sama bisnis.
2.2 Umpan Balik dan bentuknya
1. Umpan Balik
Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan dengan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Antara umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pesan (message) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis, dll. Pesan dapat juga berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau penghargaan. Umpan balik (feed back) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb. Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain :
1. Umpan
balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain,
keinginan memberi nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah
lebih buruk lagi apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan
menyakiti orang. Umpan balik seperti ini bukan saja berguna tapi merusak.
2. Umpan
balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum
dan kabur.
3. Umpan
balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat
apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak
dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa
menimbulkan perasaan mendongkol.
4. Umpan
balik hendaklah jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah
judgement bukan evaluasi. Umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur
sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk, maka sebaiknya umpan balik
seperti itu dihindarkan.
5. Umpan
balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul jelas . dalam hal ini
memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang. Prinsip deskriptif
itu mengajarkan pula bahwa umpan balik hendaknya mengungkapkan juga yang baik
disamping sesuatu yang perlu diperbaiki lagi. Dalam hal ini kita sering lupa
selalu mengungkapkan yang buruk tanpa menyatakan yang baiknya sehingga jarang
sekali melihat titik-titik terang dalam pengembangan seseorang.
6. Umpan
balik hendaklah bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal
ini maka yang diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.
7. Umpan
balik hendaklah memperhatikan timing , tidak ada patokan tentang waktu.
2.3
Bentuk-bentuk Umpan Balik
Bentuk-bentuk umpan balik antara lain :
1. External
Feedback
Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.
Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.
2. Internal
Feedback
Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.
Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.
3. Direct
Feedback atau Immediate Feedback
Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota badannya.
Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota badannya.
4. Indirect
Feedback atau Delaiged Feedback
Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu.
Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu.
5.
Inferential Feedback
Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.
Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.
6. Zero
Feedback
Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.
Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.
7. Neutral
Feedback
Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.
Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.
8. Positive
Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang disampaikan.
Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang disampaikan.
9. Negative
Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.
Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.
2.4 Kesalah Pahaman
dalam Komunikasi
Ada faktor
penghambat komunikasi antara komunikator dan komunikan. Faktor-faktor tersebut
antara lain masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan
pesan dan penafsiran pesan.
1. Masalah Dalam Pengembangan Pesan
Sumber masalah dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah yang timbul dapat berupa munculnya keraguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
2. Masalah Dalam Menyampaikan Pesan
Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah dan tindasan yang tak terbaca. Masalah lainnya lagi yaitu bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan.
3. Masalah Dalam Menerima Pesan
Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.
4. Masalah Dalam Menafsirkan Pesan
Masalah terbesar sebenarnya adalah pada mata rantai terakhir, yaitu penerima pesan menafsirkan suatu pesan.
1. Masalah Dalam Pengembangan Pesan
Sumber masalah dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah yang timbul dapat berupa munculnya keraguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
2. Masalah Dalam Menyampaikan Pesan
Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah dan tindasan yang tak terbaca. Masalah lainnya lagi yaitu bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan.
3. Masalah Dalam Menerima Pesan
Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.
4. Masalah Dalam Menafsirkan Pesan
Masalah terbesar sebenarnya adalah pada mata rantai terakhir, yaitu penerima pesan menafsirkan suatu pesan.
2.5 Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi
Untuk dapat
melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan,
atara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
atara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan
3. Komunikasi Dalam Organisasi
3.1 Pola
Komunikasi Bisnis
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan
berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang
dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi
atau berbeda-beda. Bagi perusahaan berskala kecil yang hanya memiliki beberapa
karyawan, penyampaian informasi dapat dilakiukan secara langsung kepada
karyawan tersebut. Lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan
bahkan ribuan karyawan, penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu
pekerjaan yang cukup rumit. Bagaimana pola komunikasi (patterns of
communicationhs) terjadi dalam suatu organisasi? Secara umum, pola komunikasi
dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formak communication
channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communication channel)
-
Saluran komunikasi formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks,
akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-nasing sesuai dengan
batas tanggung jawab dan wewenhangnya. Dalam kaitanya dengan proses penyampaian
informasi dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola
tramsformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas kebawah (top down atau downward communication),
komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up
atau upward communication), komunikasi horizontal (horizontal communicationws), dan komunikasi diagonal (diagonal communications). Selanjutnya
akan dibahas mengenai keterbatasab komunikasi formal (montana, 1993; greene,
1985)
a.
Komunikasi dari atas ke bawah
Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam
semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas kebawah (top-down atau downward communications).
Aliran komunikasi dari manajer kebawahan tersebut, umumnya terkait dengan
tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang
menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan
informasi, mengarahkan, mengkoordinasi , memotivasi, memimpin dan mengendalikan
berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
-
Komunikasi dari atas
ke bawah tersebut bisa berupa lisan (oral
communications) maupun tertulis (written
communications). Komunikasi secara
lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan
karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan. Di samping itu komunikasi
tertulis juga dapat berbentuk memo, manual pelatihan, kontak informasi, surat
tugas, surat perintah, surat keputusan, surat pemberhentian, papan pengumuman,
dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi karyawan.
Menurt katz dan khan, komunikasi kebawah memiliki lima
tujuan pokok yaitu:
1. Memberikan penghargaan atau
instruksi kerja tertentu,
2. Memberikan informasi
mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan,
3. Memberikan informasi
tentang prosedur dan praktik organisasional,
4. Memberikan umpan balik
pelaksanaan kerja kepada paraa karyawan,
5. Menyajikan informasi
mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang
tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan saluran informasi dari atas ke bawah
ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting
yang ditunjukan kepada bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para
bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya. Ketidak lengkapan pesan yang
diterima disebabkan saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer
puncak hingga ke karyawan. Untuk memberikan gambaran yang lebih
rinci tentang komunikasi dari atas kebawah dalam suatu organisasi simaklah
gambar dibawah.
b. Komunikasi
dari bawah ke atas
Dari struktur orgsnisasi,komunikasi dari bawah ke atas
berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke
atas(manajer).
Untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu
organisasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer
memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan dalam
proses pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya
pencapaian tujuan organisasi, selain itu para manajer harus percaya penuh
kepada para bawahannya. Kalau tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan
bermanfaat karena yang muncul hanyalah rasa curiga dan ketidak percayaan
terhadap informaasi tersebut.
-
Salah satu kelemahan
komunikasi dari bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan hanya menyampaikan
informasi yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan
negatif atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan atau tidak
disampaikan.
-
Untuk memberikan
gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi dari bawah ke atas dalam suatu
organisasi simaklah gambar dibawah.
c.
Komunikasi horizontal
-
komunikasi horizontal
atau sering juga disebut dengan istilah komunikasi lateral, adalah komunikasi
yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar dalam suatu
organisasi, tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi,
mempengaruhi, dan memberi kan informasi kepada bagian atau departemen yang
memiliki kedudukan sejajar.
-
Komunikasi horizontal
menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau departemen dalam suatu
organisasi memiliki tingkat tingkat ketergantungan yang cukup besar. akan
tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa
harus bergantung pada bagian lainnya, komunikasi horizontal tidak sering atau
minim dipakai.
-
Untuk memberikan
gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi dari horizontal dalam suatu
organisasi simaklah gambar dibawah.
d. Komunikasi diagonal
-
Bentuk komunikasi
yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi sebelumnya.
Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua level organisasi yang
berbeda.contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan
bagian pabrik.
-
Bentuk komunikasi
diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adlah:
-
1.
Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi
tradisional.
2. Memungkinkan individu dari
berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam
organisasi.
-
Namun komunikasi
diagonal juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah bahwa
komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah
berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi
besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.
-
Untuk memberikan
gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi diagonal dalam suatu organisasi
simaklah gambar dibawah.
e.
Keterbatasan komunikasi formal
-
Meskipun sangat
penting bagi organisasi besar, namun dampak saluran komunikasi formal kurang
menguntungkan dari sudut pandang individual maupun perusahaan.
-
Dilihat dari sudut
pandang individual, komunikasi formal sering membuat frustasi atau
menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk
ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang besar,
untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui
lapisan manajer yang ada dibawahnya. Artinya banyak jalur yang harus dilalui
untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
-
Kemudian dilihat dari
sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dalam saluran komunikasi formal
adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke
level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur
komunikasi berpotensi menimbulkan kesalah pahaman.
-
Bagaimana mengatasi
hal tersebut? Salah satu caranya adalah dengan mengurangi jumlah tingkatan
(level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi,
semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi yang
mendatar dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak
rentang kendalinya akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi
-
Struktur organisasi
mendatar ditampilkan pada gambar dibawah.
Saluran komunikasi informal
-
Bagan organisasi
formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasinyang akan ditransformasikan
dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada.
Namun dalam praktik tampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar pada
struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi
untuk bertukar informasi antara orang
yang satu dengan oang yang lain. Oleh karena itu keberadaan jaringan komunikasi
informal dalam suatu organisasi tidak dapat dielakan. Jaringan ini dapat pula
digunakan oleh para manajer untuk memonitor para karyawan dalam melakukan
tugasnya.
-
Dalam jaringan
komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa
memerlukan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan dapat berkomunikasi secara
luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum.
3.2 Mengelola Komunikasi Bisnis
Cara Mengelola Komunikasi :
Ada dua hal yang perlu di kelola dalam mengelola komunikasi,
pertama: bagaimana menangani
pesan-pesan yang bersifat rutin; bagaimana menangani krisis komunikasi.
Penjelasan dari kedua hal tersebut disajikan berikut ini.
-
Penanganan Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan
(tertulis) lebih banyak dari pada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua
perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan
biaya (cost) tertentu. Untuk dapat
memaksimumkan dan meminimkan biaya tersebut, seseorang manajer perlu
memperhatikan berbagai hal berikut:
a.
Mengurangi Jumlah Pesan
Arus pesan dalam suatu organisasi yang di sampaikan secara
lisan maupun tertuls perlu dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer
organisasi perlu menentukan skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman
surat di perlukan waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga).
Organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang perlukan untuk
mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah
surat bisnis dapat di selesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu
diberikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan investasi yang baik dan
berharga. Namun, jika sebuah surat hanya akan menambah beban informasi yang
akan disampaikan, mungkin lebh baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti
lewat telepon atau tatap muka.
-
Dalam suatu
organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak berguna, dan
juga banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma, dan
tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu dievaluasi dan
memperoleh perhatian yang seksama. Berapa lama sebuah pesan seharusnya
diselesaikan? Dapatkah pesan cukup disampaikan lewat memo? Berapa banyak surat
yang seharusnya dibuat? Berapa banyak surat yang harus diarsipkan? Jawaban
terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu organisasi dalam
menghemat waktu dan uang.
b.
Intruksi yang Jelas
-
Kesalahan yang
menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat di bebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun
dalam hal ini seorang manajer mempunyai tanggung jawab yang khusus untuk
membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan.
Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan
organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat menghindar dirinya dari
kesalahan member intruksi.
c.
Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan
dapat tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat
menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena
seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang
lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan
dengan gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu
organisasi.
d.
Melatih Petugas
Seseorang yang memegang pensil tidak otomatis menjadi
penulis yang baik; seseorang yang memiliki suara yang menarik juga tidak
otomatis dapat menjelaska sesuatu dengan jelas kepada khalayak (audience). Namun, penulis maupun
pembicara yang tidak memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara
yang baik melalui latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.
Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk
menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang
pekrjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini
mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah
komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan mapu memperlancar kemampuan
berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga komunikasi bias menjadi
lebih baik dan lancar.
suatu ajang ui coba keterampilan yang cukup menantang.
3.3 Masalah
Komunikasi Dalam Organisasi
Hambatan-Hambatan Te rhadap Komunikasi yang Efektif Di Dalam
Ornagisasi
1. Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi.
Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis hambatan teknis dari komunikasi :
Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
Kurangnya informasi atau penjelasan
Kurangnya ketrampilan membaca
pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.
2. Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara
secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.
Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian [komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adaya hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan [arti atau penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.
Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.
3. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat panca indera seseorang
4.
Contoh Kasus
Contoh kasus :
1.
PT Golden Castle , bergerak dalam bidang
konveksi atau textil, mengalami permasalahan antara perusahaan dengan
karyawan. Permasalahan ini terjadi yang disebabkan oleh adanya
miss communication antara atasan dengan karyawannya. Adanya
perubahan kebijakan dalam perusahaan
mengenai penghitungan gaji atau upah
kerja karyawan, namun pihak perusahaan belum memberitahukan para
karyawan, sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh
pihak perusahaan. Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan
mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran
yang dilakukan oleh perusahaan.
Perusahaan manapun pasti
pernah mengalami permasalahan internal.Mulai dari
tingkat individu, kelompok, sampai unit..Mulai dari derajat dan
lingkup permasalahan yang kecil sampai yang besar. Yang relatif
kecil seperti masalah adu mulut tentang pribadi antarkaryawan, sampai
yang relatif besar seperti beda pandangan tentang strategi bisnis di
kalangan manajemen.
Contoh lainnya
dari permasalahan yang relatif besar yakni antara karyawan dan manajemen.Secara
kasat mata kita bisa ikuti berita sehari-hari di berbagai
media.Disitu tampak permasalahan dalam bentuk demonstrasi
danpemogokan.Apakah hal itu karena tuntutan besarnya kompensasi,
kesejahteraan, keadilan promosi karir, ataukah karena tuntutan
hak asasi manusia karyawan.
Penjelasan kasus :
Didalam hubungan komunikasi di
suatu lingkungan kerja atau perusahaan antara individu akan sering
terjadi. Permasalahan yang sering terjadi biasanya adalah karena
masalah kominikasi yang kurang baik. Sehingga
cara mengatasimasalah dalam perusahaan harus benar-benar
dipahami management inti dari perusahaan, untuk meminimalisir
dampak yang timbul. Permasalahan atau konflik yang
terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi
karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan
system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan
dan bawahan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya
mogok kerja, bahkan demo.
Sehingga untuk mensiasati masalah ini bias
dilakukan dengan berbagai cara:
·
Membentuk suatu system informasi yang terstruktur, agar tidak
terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan
membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui loudspeaker.
·
Buat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi
lancer dan harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin, karena
dengan komunikasi yang dua arah dan intens akan mengurangi masalah di
lapangan.
·
Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan
karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru
bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam
hal komunikasi Biasanya masalah timbul karena lingkungan yang kurang
kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau
sirkulasi yangkurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi sangat
mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari
lingkungan juga harus di perhatikan.
2. Misal ketika diskusi
kelompok, ketika ada yang sedang presenetasi pembicara baik sedang menjelaskan
atau menjawab pertayaan dari audien, banyak teman atau pendengar yang duduk
dibelakang menguap, menyandarkan punggungnya dan berpangku tangan seolah-olah
menunjukan bahwa pendengar malas untuk menerima dan memberikan timbal
balik(feedback) kepada pembicara sehingga proses berjalannya komunikasi kurang
efektif dan tidak sesuai dengan yang di inginkan.
Penyelesaian :
Untuk pihak penyaji (selaku komunikator) :
di buat lebih menarik sehingga pendengar
tetarik untuk mendengarkan dan memberikan tanggapan.
Untuk pihak pendengar(selaku komunikan) :
Berusaha menyimak dan memberi tanggapan agar
komunikasi dapat berjalandengan efektif.
Daftar Pustaka
Sumber :
http://groupof3.blogspot.co.id/2013/12/tujuan-manfaat-komunikasi-bisnis.htmlhttp://fungsiumum.blogspot.co.id/2013/06/cara-memperbaiki-komunikasi-dalam-bisnis.html
0 komentar:
Posting Komentar